La fonction
achat

Selon le statut juridique de l'établissement et le montant estimé du besoin, l'achat du service sécurité peut relever soit d'un achat courant sur simple devis, soit d'une véritable procédure de marché public formalisée. Le premier réflexe du chef de service est donc d'identifier le régime applicable à son établissement avant d'engager toute consultation.

Lorsque la valeur estimée hors taxe du besoin est inférieure aux seuils européens, l'acheteur public peut recourir à une procédure adaptée (MAPA), dont il définit librement les modalités dans le respect des grands principes de la commande publique : liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. Au-delà des seuils européens, l'acheteur doit recourir à une procédure formalisée, parmi lesquelles trois grandes familles se distinguent.

Pour les établissements de droit privé non soumis au Code de la commande publique (la majorité des ERP privés, hôtels, centres commerciaux, sites tertiaires privés), la fonction achat n'est pas encadrée par un formalisme légal équivalent : elle relève de la politique d'achat interne de l'entreprise, avec des procédures de mise en concurrence simplifiées et des seuils internes de validation. Le chef de service doit néanmoins appliquer les mêmes principes de rigueur : mise en concurrence effective, comparaison objective des offres, traçabilité des choix effectués.

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) rassemble plusieurs pièces, contractuelles ou non, qui encadrent la relation entre l'acheteur et les candidats puis, une fois le marché attribué, entre l'acheteur et le titulaire retenu.

• Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : document contractuel qui fixe les clauses techniques nécessaires à l'exécution des prestations du marché (nature des prestations attendues, spécifications techniques, normes applicables, plans le cas échéant).
• Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : fixe les clauses administratives propres au marché (délais, pénalités, modalités de paiement, garanties).
• Le règlement de la consultation (RC), parfois appelé règlement particulier de l'appel d'offres : pièce non contractuelle qui fixe les règles de déroulement de la consultation pour les candidats (modalités de remise des offres, critères de sélection et de jugement, calendrier) et complète l'avis d'appel public à la concurrence.
• L'acte d'engagement (AE) : document par lequel le candidat retenu s'engage, en son nom et pour son compte, à respecter les clauses du marché aux conditions qu'il propose, notamment en termes de prix. Signé par l'acheteur, il rend le marché juridiquement contractuel.

Le règlement particulier de la consultation précise notamment l'objet du marché, la décomposition en lots éventuels, les modalités de retrait et de remise des offres (dématérialisation obligatoire au-delà de certains seuils), le contenu attendu des candidatures, les critères de sélection des candidatures, les critères de jugement des offres et leur pondération, ainsi que le calendrier de la procédure.

Pour le chef de service, ces documents doivent être rédigés avec un maximum de précision technique, en particulier le CCTP relatif à des prestations de sécurité incendie (maintenance de systèmes de sécurité incendie, extincteurs, gardiennage), afin d'éviter toute ambiguïté d'interprétation susceptible de générer un litige en cours d'exécution du marché.